La implementación de un motor de procesos es esencial para cualquier organización que quiera optimizar sus procesos y mejorar la eficiencia en sus operaciones diarias. Existen multitud de herramientas en internet que pueden ayudarte a conseguir estos objetivos. Los instrumentos de gestión de procesos en línea permiten a las empresas automatizar sus procesos y mejorar su rendimiento en todas las áreas de su negocio.
La integración de un motor de procesos con los sistemas actuales de la organización es un paso crítico en la implementación exitosa de la herramienta. Es por eso que queremos dedicaros un artículo entero a que entendáis este proceso y podáis ayudaros para que os resulte lo más sencillo posible. Aquí hay algunos puntos clave a considerar durante el proceso de integración:
Identificación de los procesos clave
Antes de integrar un motor de procesos, es importante identificar los procesos clave que se beneficiarán de la automatización. Esto puede incluir procesos de facturación, gestión de proyectos, atención al cliente, entre otros. Cuando busquéis software dedicado a esto aseguraros de que tiene integradas todas las necesidades que necesitáis cubrir.
Una vez identificados estos procesos hay que asegurarse que la herramienta escogida se adapte también a la naturaleza de la empresa. Para esto hay diferentes herramientas bastante camaleónicas.
Integración con sistemas existentes
Una vez que se han identificado los procesos clave, es importante asegurarse de que el motor de procesos se integre de manera efectiva con los sistemas existentes de la organización. Esto puede incluir la integración con sistemas de gestión de documentos, sistemas de recursos humanos, sistemas de contabilidad, entre otros. Al integrar el motor de procesos con los sistemas existentes, se puede garantizar una mayor eficiencia y una mayor eficacia en la realización de las tareas diarias.
Una manera de asegurarse de que todo esto se hace de manera sencilla tanto para el administrador como para los empleados es buscar compañías que tengan su software integrado con la nube. A día de hoy muchas empresas están especializadas en el cloud computing y todas sus funcionalidades están disponibles para cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto es un gran punto a favor a la hora de escoger un servicio.
Capacitación de los empleados
Otro de los grandes puntos que hay que tener en cuenta, es la capacitación del personal de la empresa. Escoger una herramienta con una interfaz amigable, una buena documentación o una comunidad activa puede marcar completamente la diferencia. Es importante asegurarse de que los empleados comprendan cómo utilizar la herramienta y cómo se integra con los sistemas existentes.
Tener unos empleados capacitados, asegura que la herramienta se utilice de manera efectiva y que se obtengan los máximos beneficios de la automatización de procesos. Esto no es un paso trivial, pues el mal uso de una herramienta puede hacer que no solo agilice los procesos, sino, que los retrase.
Nuestras recomendaciones
Pero, no vamos a dejar este artículo así sin mojarnos y no recomendaros ninguna herramienta. De hecho, os vamos a recomendar la que nosotros mismos utilizamos a día de hoy, que es Flokzu.com. Según los puntos que hemos escogido anteriormente, vamos a daros varios porqués de esta herramienta:
- Automatización de procesos empresariales: cuenta con diferentes módulos para poder automatizar diferentes procesos empresariales, lo cual hace que no tengas que contratar un montón de aplicaciones diferentes.
- Un diseño intuitivo y una fácil configuración sin necesidad de conocimientos de programación: importantísimo, tanto para no dedicarle un excesivo tiempo a la configuración, como para que los empleados tengan una curva de aprendizaje lo menor posible. Su interfaz gráfica es uno de los grandes puntos a favor de la plataforma.
- Completamente disponible en la nube: todas las funcionalidades están disponibles en la nube, lo cual la hace accesible desde cualquier punto y cualquier dispositivo que tenga conexión a internet.
- Una gran comunidad: no solo existen multitud de usuarios que la utilizan, sino que además tiene su propio foro para la comunidad y sus propios cursos, muchos de ellos gratuitos.
En resumen, la implementación de un motor de procesos puede ser una herramienta valiosa para cualquier organización que quiera mejorar la eficiencia y la eficacia de sus procesos. Al considerar cuidadosamente la integración con los sistemas existentes, identificar los procesos clave y capacitar a los empleados, se puede garantizar una implementación exitosa de la herramienta. Flokzu.com es una excelente opción para las organizaciones que buscan implementar un motor de procesos de manera efectiva y eficiente.
